POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Razón social: Mundosoft S.A.S
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Para MUNDOSOFT S.A.S. Empresa desarrolladora de Software y herramientas tecnológicas para el
sector ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO es muy importante el tratamiento de los datos personales
de sus clientes y aliados estratégicos de negocios.
Velamos por la seguridad y confidencialidad de la información suministrada a nosotros como es el
número de identificación tributaria, el nombre o razón social de la empresa, la información de
ubicación geográfica, los teléfonos de contacto, el nombre del representante legal, la página web,
el correo electrónico, los datos de cuenta bancaria para realizar pagos electrónicos y el código de la
actividad económica. Para el caso de los empleados adicional a la información anterior todo lo
relacionado con información laboral y personal. Para poder garantizar seguridad de dicha
información contamos con una herramienta tecnológica de última generación y bases de datos
alojadas en servidores CLOUD en la nube con protocolos de seguridad https a los cuales solo tiene
acceso personal de la empresa debidamente autorizado que tiene firmados contratos laborales con
cláusulas de confidencialidad en el manejo de la información y tratamiento de datos personales y
sensibles.
Toda esta información es obtenida como resultado de los nexos comerciales y laborales.
De acuerdo a lo anterior y como responsables del uso de la información de nuestros clientes,
proveedores y empleados damos cumplimiento a la ley 1581 de 2012 de protección de datos
personales la cual describimos a continuación.
1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política de Tratamiento de
datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la
Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones
complementarias y será aplicada por MUNDOSOFT S.A.S respecto de la recolección,
almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan
tratamiento de datos personales.
2. DEFINICIONES LEGALES: La presente política de tratamiento de datos se enmarca en las
siguientes definiciones jurídicas y legales.
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado
por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos
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personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la
existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma
de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos
personales.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución
Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los
datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de
comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por
su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros
públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el
titular.
g) Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni
pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto
sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio
de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266.
h) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del
Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías
de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y
los datos biométricos.
i) Datos personales de los niños, niñas y adolescentes: Se debe tener en cuenta que aunque
la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y
adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional
precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento
de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés
superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a
sus derechos prevalentes.
j) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma
o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento.
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k) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
l) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
m) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO: La Finalidad y objetivo con la que MUNDOSOFT S.A.S.
recolecta y trata la información de sus clientes es la siguiente:
a) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual
y pos contractual con Mundosoft S.A.S, respecto de cualquiera de los productos y servicios
ofrecidos por ella que haya o no adquirido o, respecto de cualquier relación contractual
subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera
y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.
b) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de riesgo, efectuar
encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de la empresa, así como sus
aliados comerciales.
c) Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, programación
y prestación de servicio técnico, venta, compra, facturación, gestión de cartera, seguimiento
al desempeño del producto, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo,
promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación,
consulta y control, habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con
nuestros productos y servicios actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones
contractuales y del objeto social de la empresa.
d) Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.
Los datos de empleados y ex empleados, serán tratados de las siguientes finalidades:
a) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
b) Comunicación de nuestras políticas y procedimientos para la vinculación de personal.
e) Consultas, auditorias y revisiones derivadas de los acuerdos con los empleados.
f) Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.
g) Cumplir con las obligaciones de salarios y/o honorarios en que la empresa se comprometa
contractualmente.
h) Administración de los procesos concernientes a Seguridad Industrial de Salud Ocupacional.
En el caso de nuestros Proveedores de servicios y Aliados estratégicos desarrollar la actividad de
recepción de los servicios prestados, pago de los mismos y mantener un sistema de
retroalimentación constante de la información.
Todos los datos suministrados por nuestros clientes, aliados estratégicos de negocios, empleados y
demás personas que tengan nexos con la empresa serán utilizados única y exclusivamente para los
fines aquí descritos así como MUNDOSOFT S.A.S. se compromete a NO comercializar ni realizar
intercambios de bases de datos con otras empresas.
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Las entidades que alojan sus bases de datos en nuestros servidores al momento de suscribir el
contrato de soporte con el servicio de alojamiento de bases de datos nos exoneran de toda
responsabilidad con el tratamiento de información confidencial para la información contenida en
dichas bases de datos.
4. AUTORIZACIÓN USO DE DATOS PERSONALES. De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto
1377 de 2013, se desarrolla el principio constitucional que tienen todas las personas a conocer,
actualizar y rectificar todo tipo de información recogida o, que haya sido objeto de Tratamiento
de Datos Personales en bancos o bases de datos y, en general en archivos de entidades públicas
y/o privadas.
Mundosoft como responsables por los datos personales que hemos recolectado en la ejecución
de nuestro objeto social, razón por la cual requerimos obtener su autorización para que de
manera libre, expresa, voluntaria, y debidamente informada, nos permita recaudar, almacenar,
usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, y en general dar Tratamiento, a los
datos pertenecientes a Usted y que se han incorporado en las distintas bases de datos con las
que contamos.
5. PRINCIPIOS: Mundosoft S.A.S. Dentro su proceso y herramientas a través de las cuales hace
uso y trata los datos personales bajo los siguientes principios:
a) Confidencialidad. Todos los funcionarios autorizados por MUNDOSOFT S.A.S. para
tener acceso a dicha información están obligados a mantener la confidencialidad de
dicha información hasta después de su desvinculación con la empresa.
b) Finalidad. La información será tratada para los objetivos descritos en el literal 3 de la
presente política.
c) Veracidad. Solo serán recolectados y almacenados datos veraces suministrados
directamente por nuestros clientes, proveedores, empleados y aliados basados en
documentos legales que los respalden.
d) Libertad. La información será recolectada y almacenada con el consentimiento previo,
expreso del titular de la misma y no serán divulgados sin autorización del mismo o
mandato legal que lo exija.
e) Transparencia. El cliente tiene todo su derecho de solicitar en cualquier momento a
MUNDOSOFT S.A.S. información sobre sus datos contenidos por nosotros en nuestras
bases de datos.
f) Acceso, circulación restringida y seguridad. MUNDOSOFT S.A.S. certifica a sus clientes
que el acceso a su información (salvo la que es considerada legalmente como publica)
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es restringida única y exclusivamente a personal autorizado en la empresa quienes
tienen firmados contratos de confidencialidad en el manejo de la información y los
servidores donde está siendo almacenada cumplen con políticas de seguridad. De igual
forma certifica que no está disponible en páginas web como ningún otro medio de
información o comunicación masiva.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION: Los titulares de la información personal o
sus apoderados o representantes cuya información sea tratada por MUNDOSOFT S.A.S. tendrán
derecho a lo siguiente:
a) Ser informado sobre el uso de dato personal. Tendrá derecho a ser informado sobre la
información propia con la que cuenta MUNDOSOFT S.A.S. y el tratamiento que le está
dando a la misma.
b) Derecho a solicitar prueba de autorización. El titular de la información está en todo su
derecho a solicitar la prueba de su autorización para el tratamiento de los datos personales.
c) Acceso a la información. El titular de la información cuenta con todo su derecho a tener
conocimiento y acceso a la información que MUNDOSOFT S.A.S. tiene en sus bases de datos
y está tratando en la actualidad.
d) Actualización, rectificación o supresión. El titular de la información tendrá derecho a que la
información contenida en nuestras bases de datos sea actualizada, rectificada o eliminada
en su totalidad.
7. DEBERES FRENTE A LA INFORMACION: MUNDOSOFT S.A.S. está en su deber de salvaguardar,
darle un manejo de acuerdo a lo enumerado en el literal 3 de la presente política a la
información recolectada entre sus clientes, proveedores, empleados y aliados de negocios y
asegurarse que no sea divulgada ni comercializada a terceros por parte de los funcionarios de
la empresa. Como también está en su deber de evitar que personas no autorizadas tengan
acceso a la misma.
8. AREA RESPONSABLE PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LA
INFORMACION: El área responsable del manejo de las quejas, reclamos y solicitudes sobre el
tratamiento de la información personal, publica y confidencial de nuestros clientes,
proveedores, empleados y aliados estratégicos será la gerencia de la empresa. Para tal efecto el
titular de la información o su apoderado o representante podrá enviar su reclamo o petición a
gerencia@mundosoft.com.co en el horario de lunes a viernes de 8 am a 5 pm o enviar su
comunicado por correo certificado a la Carrera 65 No. 9 – 12, Cali.
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9. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICICION DEL DECRETO 1377 DEL 2013: Dando
cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del decreto Reglamentario 1377 de
2013 MUNDOSOFT S.A.S. procederá a publicar un aviso en su página web oficial
https://www.mundosoft.com.co/ dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar
a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos
como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de MUNDOSOFT S.A.S.
10. MEDIDAS DE SEGURIDAD: Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la ley
1581 de 2012 MUNDOSOFT S.A.S. ha adoptado todas las medidas de seguridad, técnicas,
humanas y administrativas necesarios para brindar la mayor seguridad posible a la información
depositada por nuestros clientes, proveedores, empleados y aliados estratégicos. Estas medidas
van desde tener contratos de confidencialidad y manejo de información con los empleados
hasta alojar estas bases de datos en servidores CLOUD con protocolos de seguridad https:
11. VIGENCIA: La presente política de tratamiento de datos fue creada el 14 de octubre del 2016 y
entra en vigencia a partir del 15 de octubre del 2016. Todo cambio que se realice será publicado
en nuestra página web oficial https://www.mundosoft.com.co/
JAMES MONTENEGRO
GERENCIA
MUNDOSOFT S.A.S.
